仕様書の書き方を、システム要求仕様書を例にとって解説しましょう。
明確な仕様書は、顧客との間の認識を確認し、トラブルの防止にたいへん有効に機能します。
プログラムやシステムの設計仕様書を作成するためには、「誰にでもわかる仕様書」でなければなりません。
そのためには、ある程度の書式・フォーマットを用意する必要があります。
また、誤解に繋がるようなあいまいな表現をさけること、注意事項・制限事項の記述を忘れないこと、定義を残すこと、システムの流れをわかりやすくするための図を用いることなどの配慮も不可欠でしょう。
言葉で説明しにくい場合は、マトリックス、ER図、UML、フローチャートなどの図で描くと、わかりやすくなります。
システム要求仕様書全体は、たとえば以下のような項目から構成されます。
【目次】
１「はじめに」：全体の概要をまとめます。
１－１「目的」：システム要求仕様書の目的を記述し、誰に対して記述しているかを明確にします。
１－２「範囲」：作成するソフトウェアが何であるかを説明し、その利点・目的・目標を記述します。
１－３「定義など」：仕様書の解釈に必要となる用語・略語・短縮形などの定義を記述します。
１－４「参照」：仕様書の中で参照しているドキュメントの一覧を、それぞれ題名・レポート番号・日付・出版書式・入手先とともに記載します。
１－５「概要」：仕様書の残りの部分に書かれていることを記述します。
２「全容」：成果物とそれに影響する一般的な要因について記述します。
２－１「成果物の見通し」：成果物が自己完結的ではない場合には、ここで作成する成果物と他の成果物との見通しを明らにします。ブロック図によってソフトウェアが様々な制約の中でどのように機能するかもここで記述します。
２－２「成果物の機能」：ソフトウェアが動作する主な機能をまとめます。
２－３「ユーザの特性」：成果物のユーザの経験や専門性などの一般的な特性を記述します。
２－４「制約」：開発者の選択肢を限定する「調節ポリシー」「ハードウェアの制限」「アプリケーションの重要性」などの項目について一般的に記述します。
２－５「仮定と依存」：仕様書で述べられた用件に影響を与える要因を挙げます。
２－６「用件の割り振り」：システムにおける将来のバージョンまで延期されるおそれのある用件を特定します。
３「個々の用件」：設計者がシステムを設計したり、システムが要件を満たしていることを試験するのに十分なソフトウェア要件を記載します。
３－１「外部インターフェイス要件」：ソフトウェアシステムの全ての入出力について詳細に記述します。
３－２「機能要件」：ソフトウェアの入出力の受付と処理を行うときに発生する基本的な行動を定義づけます。
３－３「性能要件」：ソフトウェアと人間の相互作用における数値上の要件を指定します。
３－４「論理データベース要件」：データベースに置く情報の論理的要件を指定します。
３－５「設計上の制約」：ハードウェアの限界や、他の標準による設計上の制約をしていします。
３－６「ソフトウェア・システムの属性」：ソフトウェアの信頼性・可用性・機密性などについて記述します。
３－７「その他の要件」